ARTIGO ABETRI: Simples Nacional: Benefícios e Obrigações para Pequenos Negócios

Por Camila Grando | Empresária, Contadora Tributarista, Especialista em Direito Tributário e Compliance e Associada ABETRI

Introdução.

O Simples Nacional é um dos regimes tributários mais adotados pelas pequenas empresas brasileiras, oferecendo um sistema de arrecadação simplificado e unificado. Criado para reduzir a burocracia e a carga tributária, esse regime permite que negócios de menor porte operem com mais facilidade e competitividade. 

No entanto, percebe-se uma grande negligência por parte dos empresários e profissionais contábeis no acompanhamento de empresas optantes ao regime. Isso ocorre tanto por desconhecimento dos empresários quanto pela atuação limitada de alguns profissionais contábeis, que muitas vezes não se aprofundam nas nuances e particularidades do regime e acabam não entendendo as reais necessidades de cada empresa.

Embora o Simples Nacional traga diversas vantagens, ele também impõe desafios significativos, especialmente no que se refere à competitividade tributária.  Empresas do regime não cumulativo que compram de fornecedores optantes pelo Simples não podem se creditar do ICMS dessas aquisições, e não conseguem aproveitar nem o mínimo permitido que depende de dados fornecidos na nota fiscal, tornando essa relação comercial menos atrativa.

Diante desse cenário, este artigo explora os benefícios e obrigações do Simples Nacional, o cenário do Simples Nacional em meio à reforma tributária, além de analisar como a falta de planejamento tributário pode afetar a competitividade das empresas que optam por esse regime.

1. Benefícios do Simples Nacional.

O Simples Nacional foi criado pela Lei Complementar n.º 123/2006 com o objetivo de facilitar a vida dos pequenos empresários, reduzindo custos e a burocracia fiscal. Entre os principais benefícios estão:

1.1. Recolhimento Unificado de Tributos.

Os tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI), estaduais (ICMS) e municipais (ISS) são pagos de forma unificada, reduzindo a burocracia.

1.2. Carga Tributária Reduzida.

Em geral, empresas do Simples Nacional pagam menos tributos do que aquelas enquadradas no Lucro Presumido ou no Lucro Real, especialmente nos primeiros faturamentos da tabela progressiva. Isso permite que pequenos negócios tenham mais fôlego para crescer.

1.3. Facilidade de abertura e Menos Obrigações Acessórias.

A formalização de uma empresa no Simples é mais rápida e menos burocrática. Além disso, as obrigações acessórias são reduzidas, facilitando o dia a dia do empresário.

1.4. Pontos de atenção:

• Classificação fiscal na apuração: É fundamental destacar que, mesmo com a unificação dos impostos, há uma segregação na apuração que pode resultar em economia e evitar custos desnecessários. Um dos casos mais comuns envolve itens sujeitos à substituição tributária, nos quais o substituído não precisa efetuar o recolhimento. Além disso, no PIS e COFINS, há produtos com alíquota zero e monofásicos, enquanto o ISSQN, quando pago por meio de guia fixa, pode acabar sendo novamente calculado na apuração, gerando duplicidade de pagamento. Essas e outras situações podem ser evitadas por meio de uma análise criteriosa no momento da emissão das notas fiscais e da apuração da guia, contribuindo para uma melhor gestão tributária e evitando prejuízos desnecessários.
• Recuperação de impostos pagos indevidamente ou a maior: A falta de cuidado a esses detalhes cria inúmeras oportunidades de recuperação de impostos para empresas optantes pelo Simples Nacional, especialmente no segmento de comércio. Muita gente acredita que o simples nacional consiste apenas em pegar o valor total da receita e apurar, quando, na verdade, exige a mesma atenção e análise para classificar e tributar corretamente. E, grande parte, negligencia esse detalhamento e acaba onerando a empresa desnecessariamente.

1.5. Preferência em Licitações.

Empresas do Simples Nacional possuem tratamento favorecido em processos de licitação pública, conforme estabelecido na própria Lei Complementar n.º 123/2006.

2. Obrigações das Empresas no Simples Nacional.

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem observar diversas obrigações para evitar penalidades. Algumas das principais são:

2.1. Emissão de Documentos Fiscais.

Todas as vendas e prestações de serviço devem ser devidamente documentadas por notas fiscais, conforme a legislação estadual e municipal.

2.2. Entrega de Declarações

Empresas do Simples Nacional devem enviar anualmente a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), DEISS municipal se prestadora de serviços, EFD Reinf para distribuição de lucros e possíveis retenções de IR à fonte, e, se houver empregados, a eSocial e o DCTFWeb para o cumprimento das obrigações trabalhistas.

2.3. Atenção ao Sublimite do ICMS.

Estados podem estabelecer sublimites para recolhimento do ICMS. Em 2024, por exemplo, o sublimite para o Simples Nacional é de R$ 3,6 milhões, e empresas que ultrapassam esse valor devem recolher o ICMS e o ISS à parte.

Nos impostos federais, o limite é diferente, R$ 4,8 milhões de faturamento anual e, quando excedido, é desenquadrado do regime. 

2.4. Custo Trabalhista e Incidência Previdenciária.

A contribuição previdenciária patronal (CPP) não é devida pelas empresas do Simples Nacional, exceto para atividades enquadradas no Anexo IV, como construção civil e segurança privada. No entanto, todas as empresas do Simples continuam obrigadas a recolher o INSS sobre a folha de pagamento de seus funcionários normalmente via guia separada (DCTFWeb).

• Além disso, há um recolhimento de INSS embutido no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que incide sobre o faturamento da empresa. Esse valor corresponde à Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) para os anexos I, II, III e V. Esse modelo pode ser vantajoso para empresas que possuem um grande número de funcionários e um faturamento relativamente baixo, pois evita um custo elevado sobre a folha de pagamento. No entanto, para empresas com faturamento alto e poucos funcionários, o custo previdenciário pode ser proporcionalmente maior do que em regimes onde o INSS incide diretamente sobre a folha de pagamento.
• Dessa forma, empresas que estão crescendo devem considerar o impacto desse modelo no planejamento tributário, comparando com regimes como o Lucro Presumido, onde o INSS incide diretamente sobre a folha de pagamento e pode ser mais vantajoso dependendo da estrutura da empresa.

3. O Impacto do Simples Nacional para Empresas no Regime Não Cumulativo.

O Simples Nacional também impacta empresas que adquirem mercadorias e serviços de fornecedores desse regime.

3.1. Restrição ao Crédito de ICMS.

Empresas no lucro real ou presumido, que estão no regime não cumulativo, que fazem análises de custo antes de fechar as compras de seus produtos, geralmente evitam empresas optantes ao Simples Nacional por causa da perda de créditos de ICMS na entrada da mercadoria.

Existe a permissão de crédito da porcentagem correspondente ao recolhimento do ICMS dentro do Simples Nacional na última apuração, conforme previsto na Lei Complementar n.º 123/2006. No entanto, essa alíquota varia de acordo com a faixa de faturamento da empresa, podendo oscilar entre 0,5% e 3,95% para a maior parte dos casos. 

• Além de ser um percentual reduzido, a grande maioria dos empresários do Simples Nacional não concede essa permissão nas notas fiscais. Muitos desconhecem essa possibilidade, não realizam uma contabilidade adequada ou até deixam de efetuar o pagamento de suas guias, impossibilitando assim a concessão do crédito. Esse cenário acaba tornando as compras de fornecedores do Simples menos vantajosas para empresas do Lucro Real e Presumido, que priorizam fornecedores que permitem o aproveitamento integral do crédito de ICMS.

3.2. Como Empresas do Simples Nacional podem Superar Essa Dificuldade?

Para empresários que desejam atingir grandes empresas como clientes, sem sair do Simples Nacional, devem adotar estratégias eficazes para conseguir superar essa perda de créditos aos compradores e tornar sua proposta atrativa para essas empresas, existem diversas maneiras de atingir isso.

• Informar a permissão de crédito de ICMS na Nota Fiscal: Embora o crédito de ICMS seja limitado no Simples Nacional, é possível calcular e informar a fração correspondente ao imposto recolhido, tornando a compra um pouco mais vantajosa para clientes do Lucro Real e presumido.
• Oferecer Condições Comerciais Diferenciadas: Alternativas como descontos progressivos, prazos de pagamento mais atrativos e bonificações podem ajudar a compensar a perda do crédito fiscal do comprador.
• Planejamento Tributário e Contábil Rigoroso: Contar com um contador especializado que auxilie no enquadramento correto das operações e garanta que todas as oportunidades fiscais sejam aproveitadas.
• Ajustar Margens de Preço: Considerar a restrição de crédito ao calcular preços e oferecer vantagens que tornem a empresa mais atrativa, mesmo com essa limitação tributária.
• Parcerias e Revendas Estratégicas: Se a venda direta para empresas do Lucro Real e presumido for inviável, buscar parcerias com distribuidores enquadrados em regimes tributários que permitam a tomada de crédito de ICMS pode ser uma solução inteligente.
• Revisão de Regime Tributário: Para empresas que crescem e enfrentam dificuldades com a limitação de crédito fiscal, avaliar a migração para outro regime tributário pode ser uma alternativa para aumentar a competitividade.

4. Simples Nacional após a Reforma Tributária.

Em fevereiro de 2025, foi aprovada uma Proposta de Lei para adaptar o Estatuto da Microempresa à Reforma Tributária. No entanto, o projeto ainda precisa passar por mais duas comissões da Câmara antes de seguir para votação no Plenário.

A proposta visa implementar ajustes necessários para que as micro e pequenas empresas consigam acompanhar as mudanças do novo sistema tributário sem comprometer sua sustentabilidade. Isso porque as regras já estabelecidas na reforma tendem a prejudicar as empresas do Simples Nacional, especialmente pela sua exclusão do sistema de não cumulatividade plena.

Atualmente, um dos principais desafios das empresas do Simples Nacional é a limitação do fornecimento do crédito de ICMS ao comprador, impactando sua competitividade no mercado. No entanto, há um alívio parcial pela permissão do crédito da alíquota básica (crédito integral) de PIS e COFINS aos compradores. Com a reforma, essa dinâmica será alterada, pois a possibilidade de crédito sobre os novos tributos será proporcional ao montante efetivamente recolhido, o que pode restringir ainda mais a competitividade das empresas optantes.

Um ponto positivo é a possibilidade de optar pelo regime de recolhimento “por fora” em determinados momentos, permitindo ao empresário pagar as alíquotas integrais e garantir o crédito tributário ao comprador. Embora essa opção possa abrir novas oportunidades de negociação e planejamento, ela também exigirá maior controle contábil e estratégico para evitar impactos negativos na carga tributária da empresa.

4.1. Possíveis mudanças e impactos.

Algumas alterações que a proposta traz, além da integração dos novos impostos, deixando claro que muita coisa ainda pode mudar, por ainda estar sendo discutido, mas é essencial o nosso acompanhamento e o conhecimento dos próprios empresários, pois ano que vem, 2026, vai iniciar a transição da reforma tributária.

• Novo limite para ICMS e ISS: O teto poderá ser elevado para R$ 4,8 milhões, alinhando-se ao limite federal já vigente, permitindo maior capacidade de faturamento sem necessidade de mudança de regime.
• Nota Fiscal obrigatória para MEIs: Todos os Microempreendedores Individuais (MEIs) passarão a ter a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal em todas as operações de vendas e serviços, independentemente do destinatário.
• Inclusão de novas atividades: Empresas de locação de imóveis para eventos poderão aderir ao regime do Simples Nacional.
• Prazo estendido para regularização de dívidas tributárias: Empresas terão até três meses para regularizar pendências fiscais antes de serem excluídas do Simples Nacional, garantindo um período adicional para negociação e quitação dos débitos.
• Redução de alíquotas dentro do Simples: Setores essenciais, como saúde, educação, transporte coletivo, atividades culturais e jornalísticas, terão uma redução de 60% nas alíquotas do IBS e CBS.

Considerações Finais.

O Simples Nacional continua sendo um regime essencial para micro e pequenas empresas no Brasil, proporcionando um modelo de tributação simplificado e menos burocrático. No entanto, com as novas exigências e os impactos da reforma tributária, torna-se cada vez mais evidente a necessidade de um planejamento tributário rigoroso e de uma gestão contábil eficiente.

As limitações do regime, especialmente a impossibilidade de aproveitamento integral de créditos tributários, afetam diretamente a competitividade das empresas do Simples Nacional, tornando-se um fator crítico nas relações comerciais com empresas do Lucro Real e Presumido. Para mitigar essa desvantagem, é essencial que os empresários adotem estratégias como a correta segregação dos tributos na nota fiscal, a reavaliação de margens de preço e a implementação de condições comerciais mais atrativas.

A proposta de reforma tributária traz novos desafios, incluindo a adaptação das micro e pequenas empresas à nova estrutura do IBS e da CBS, bem como a possibilidade de optar pelo recolhimento “por fora”, o que pode ser uma oportunidade estratégica, mas exige maior controle e planejamento. As mudanças que estão por vir reforçam a necessidade de um acompanhamento contínuo da legislação e de uma atuação mais estratégica dos profissionais contábeis e empresários para garantir que as empresas se adaptem sem comprometer sua rentabilidade.

Dessa forma, a transição para o novo modelo tributário demandará mais do que apenas conhecimento técnico. Será fundamental que empresários e contadores estejam preparados para lidar com um ambiente tributário mais dinâmico, garantindo que o Simples Nacional continue sendo uma escolha viável e vantajosa dentro do novo cenário fiscal brasileiro.

Fontes.

• Lei Complementar n.º 123/2006 – Estatuto da Micro e Pequena Empresa e regulamentação do Simples Nacional.
• Emenda Constitucional n.º 132/2023 – Reforma Tributária e suas diretrizes para a transição do novo sistema.
• Projeto de Lei Complementar (PLP) 108/2023 – Proposta de adaptação do Simples Nacional à Reforma Tributária.
• Receita Federal do Brasil (gov.br/receitafederal) – Informações sobre o Simples Nacional.
• Portal do Simples Nacional (simplesnacional.gov.br) – Regras, tabelas e orientações.
• Conselho Federal de Contabilidade (CFC) (cfc.org.br) – Publicações e normativas sobre tributação.
• Câmara dos Deputados (camara.leg.br) – Tramitação de projetos de lei relacionados à reforma tributária.